top of page
Подробное описание услуг МКС
Организационный комитет
Взаимодействие со всеми структурами оргкомитета
-
выбор региона и площадки проведения;
-
распределение зон ответственности и полномочий;
-
определение источников финансирования и формирование бюджета;
-
переговоры с площадками и заключение договоров обеспечения;
-
подготовка базы участников, экспонентов, спонсоров;
-
приём, редактирование тезисов и научных докладов;
-
распределение докладов по пленарным и секционным заседаниям;
-
ведение переписки с авторами статей и докладов;
-
макетирование и печать тезисов и научных докладов;
-
разработка и изготовление материалов мероприятия;
-
формирование и изготовление портфеля участника;
-
формирование финансовых отчетов.
Сайт мероприятия
-
сайт мероприятия любой сложности от одностраничного до многофункционального портала;
-
разработка фирменного стиля и символики мероприятия;
-
интеграция системы программного комплекса on-line регистрации с сайтом мероприятия;
-
наполнение информационными материалами;
-
техническая поддержка.
i
Информационная поддержка
-
формирование баз данных информационных партнеров;
-
создание информационных материалов;
-
проведение e-mail рассылок;
-
привлечение информационных партнеров;
-
продвижение на профильных мероприятиях (выставки и конференции);
-
продвижение мероприятия в информационном пространстве.
Программный комплекс online регистрации
Эффективная информационная система взаимодействия Организатор-Участник
-
индивидуальная настройка системы управления мероприятия;
-
гибкость к изменениям;
-
хранение персональных данных участников в защищенной единой базе данных;
-
возможность дополнения нового функционала;
-
единая система бронирования услуг участников;
-
автоматические e-mail уведомления;
-
автоматическое формирование финансовых документов для оплаты услуг;
-
оплата в on-line режиме от участников (интернет-платеж, кредитная карта, безналичный расчет в рублях и валюте);
-
приём научных работ, статей, публикаций, презентаций в режиме on-line;
-
автоматизация процессов оценки тезисов Программным комитетом;
-
эффективность взаимодействие участников с секретариатом.
Участники мероприятия
-
подготовка информационных писем;
-
проведение e-mail рассылок по базам участников;
-
регистрация участников on-line на сайте мероприятия;
-
работа участников в личном on-line кабинете по всем вопросам, касающихся мероприятия и социальных услуг, связанных с пребыванием участника (включая экскурсии, торжественный ужин, трансфер и др.);
-
приём оплаты в on-line режиме от участников (интернет-платеж, кредитная карта, безналичный расчет в рублях и валюте);
-
приём тезисов, научных докладов и презентаций;
-
ведение электронной переписки с участниками мероприятия;
-
визовая поддержка;
-
регистрация участников на месте проведения;
-
подготовка и выдача участникам финансовых документов, как юридическим, так и физическим лицам.
Спонсоры и экспоненты
-
формирование базы данных экспонентов и спонсоров;
-
формирование спонсорских пакетов;
-
e-mail рассылка информационных писем;
-
ведение электронной переписки с экспонентами и спонсорами;
-
формирование плана выставочной экспозиции;
-
организация и застройка площадок выставочными экспозициями;
-
документооборот и полное сопровождение спонсоров и экспонентов.
Площадка мероприятия
-
анализ и выбор площадки проведения;
-
подбор оптимального технического оснащения конференц-залов;
-
оборудование и осуществление синхронного/последовательного перевода;
-
обеспечение питания участникам (кофе-брейки, обеды, торжественные ужины и т.д.);
-
координация персонала и обслуживание в ходе проведения мероприятия.
Гостиницы / Экскурсии / Транспорт
-
заказ авиа и ж/д билетов приглашенным докладчикам;
-
организация транспортного и экскурсионного обслуживания;
-
размещение участников в гостинице/ах по специальным тарифам.
Финансы и отчетность
-
формирование бюджета мероприятия, учет и расходование финансовых средств;
-
оптимизация расходов;
-
полное финансовое сопровождение мероприятия, заключение договоров с участниками, экспонентами, спонсорами;
-
управление и контроль финансовых потоков;
-
предоставление отчетов по формированию и расходованию средств бюджета;
-
подготовка и выдача участникам финансовых документов, как юридическим, так и физическим лицам;
-
финансовый аудит по окончанию мероприятия.
Орг комитет
Сайт
Инф поддержка
Программный комплекс
Участники
Спонсоры
Площадка
Гостиницы
Финансы
bottom of page