МКС | Конгресс-организатор

Подробное описание услуг МКС

Организационный комитет

Взаимодействие со всеми структурами оргкомитета

выбор региона и площадки проведения;
распределение зон ответственности и полномочий;
определение источников финансирования и формирование бюджета;
переговоры с площадками и заключение договоров обеспечения;
подготовка базы участников, экспонентов, спонсоров;
приём, редактирование тезисов и научных докладов;
распределение докладов по пленарным и секционным заседаниям;
ведение переписки с авторами статей и докладов;
макетирование и печать тезисов и научных докладов;
разработка и изготовление материалов мероприятия;
формирование и изготовление портфеля участника;
формирование финансовых отчетов.

Сайт мероприятия

сайт мероприятия любой сложности от одностраничного до многофункционального портала;
разработка фирменного стиля и символики мероприятия;
интеграция системы программного комплекса on-line регистрации с сайтом мероприятия;
наполнение информационными материалами;
техническая поддержка.

Информационная поддержка

формирование баз данных информационных партнеров;
создание информационных материалов;
проведение e-mail рассылок;
привлечение информационных партнеров;
продвижение на профильных мероприятиях (выставки и конференции);
продвижение мероприятия в информационном пространстве.

Программный комплекс online регистрации

Эффективная информационная система взаимодействия Организатор-Участник

индивидуальная настройка системы управления мероприятия;
гибкость к изменениям;
хранение персональных данных участников в защищенной единой базе данных;
возможность дополнения нового функционала;
единая система бронирования услуг участников;
автоматические e-mail уведомления;
автоматическое формирование финансовых документов для оплаты услуг;
оплата в on-line режиме от участников (интернет-платеж, кредитная карта, безналичный расчет в рублях и валюте);
приём научных работ, статей, публикаций, презентаций в режиме on-line;
автоматизация процессов оценки тезисов Программным комитетом;
эффективность взаимодействие участников с секретариатом.

Участники мероприятия

подготовка информационных писем;
проведение e-mail рассылок по базам участников;
регистрация участников on-line на сайте мероприятия;
работа участников в личном on-line кабинете по всем вопросам, касающихся мероприятия и социальных услуг, связанных с пребыванием участника (включая экскурсии, торжественный ужин, трансфер и др.);
приём оплаты в on-line режиме от участников (интернет-платеж, кредитная карта, безналичный расчет в рублях и валюте);
приём тезисов, научных докладов и презентаций;
ведение электронной переписки с участниками мероприятия;
визовая поддержка;
регистрация участников на месте проведения;
подготовка и выдача участникам финансовых документов, как юридическим, так и физическим лицам.

Спонсоры и экспоненты

формирование базы данных экспонентов и спонсоров;
формирование спонсорских пакетов;
e-mail рассылка информационных писем;
ведение электронной переписки с экспонентами и спонсорами;
формирование плана выставочной экспозиции;
организация и застройка площадок выставочными экспозициями;
документооборот и полное сопровождение спонсоров и экспонентов.

Площадка мероприятия

анализ и выбор площадки проведения;
подбор оптимального технического оснащения конференц-залов;
оборудование и осуществление синхронного/последовательного перевода;
обеспечение питания участникам (кофе-брейки, обеды, торжественные ужины и т.д.);
координация персонала и обслуживание в ходе проведения мероприятия.

Гостиницы / Экскурсии / Транспорт

заказ авиа и ж/д билетов приглашенным докладчикам;
организация транспортного и экскурсионного обслуживания;
размещение участников в гостинице/ах по специальным тарифам.

Финансы и отчетность

формирование бюджета мероприятия, учет и расходование финансовых средств;
оптимизация расходов;
полное финансовое сопровождение мероприятия, заключение договоров с участниками, экспонентами, спонсорами;
управление и контроль финансовых потоков;
предоставление отчетов по формированию и расходованию средств бюджета;
подготовка и выдача участникам финансовых документов, как юридическим, так и физическим лицам;
финансовый аудит по окончанию мероприятия.

Орг комитет

Сайт

Инф поддержка

Программный комплекс

Участники

Спонсоры

Площадка

Гостиницы

Финансы

Подробное описание услуг МКС

​

Организационный комитет

Взаимодействие со всеми структурами оргкомитета

выбор региона и площадки проведения;

распределение зон ответственности и полномочий;

определение источников финансирования и формирование бюджета;

переговоры с площадками и заключение договоров обеспечения;

подготовка базы участников, экспонентов, спонсоров;

приём, редактирование тезисов и научных докладов;

распределение докладов по пленарным и секционным заседаниям;

ведение переписки с авторами статей и докладов;

макетирование и печать тезисов и научных докладов;

разработка и изготовление материалов мероприятия;

формирование и изготовление портфеля участника;

формирование финансовых отчетов.

Сайт мероприятия

сайт мероприятия любой сложности от одностраничного до многофункционального портала;

разработка фирменного стиля и символики мероприятия;

интеграция системы программного комплекса on-line регистрации с сайтом мероприятия;

наполнение информационными материалами;

техническая поддержка.

Информационная поддержка

формирование баз данных информационных партнеров;

создание информационных материалов;

проведение e-mail рассылок;

привлечение информационных партнеров;

продвижение на профильных мероприятиях (выставки и конференции);

продвижение мероприятия в информационном пространстве.

индивидуальная настройка системы управления мероприятия;

гибкость к изменениям;

хранение персональных данных участников в защищенной единой базе данных;

возможность дополнения нового функционала;

единая система бронирования услуг участников;

автоматические e-mail уведомления;

автоматическое формирование финансовых документов для оплаты услуг;

оплата в on-line режиме от участников (интернет-платеж, кредитная карта, безналичный расчет в рублях и валюте);

приём научных работ, статей, публикаций, презентаций в режиме on-line;

автоматизация процессов оценки тезисов Программным комитетом;

эффективность взаимодействие участников с секретариатом.

Участники мероприятия

подготовка информационных писем;

проведение e-mail рассылок по базам участников;

регистрация участников on-line на сайте мероприятия;

приём оплаты в on-line режиме от участников (интернет-платеж, кредитная карта, безналичный расчет в рублях и валюте);

приём тезисов, научных докладов и презентаций;

ведение электронной переписки с участниками мероприятия;

визовая поддержка;

регистрация участников на месте проведения;

подготовка и выдача участникам финансовых документов, как юридическим, так и физическим лицам.

Спонсоры и экспоненты

формирование базы данных экспонентов и спонсоров;

формирование спонсорских пакетов;

e-mail рассылка информационных писем;

ведение электронной переписки с экспонентами и спонсорами;

формирование плана выставочной экспозиции;

организация и застройка площадок выставочными экспозициями;

документооборот и полное сопровождение спонсоров и экспонентов.

Площадка мероприятия

анализ и выбор площадки проведения;

подбор оптимального технического оснащения конференц-залов;

оборудование и осуществление синхронного/последовательного перевода;

обеспечение питания участникам (кофе-брейки, обеды, торжественные ужины и т.д.);

координация персонала и обслуживание в ходе проведения мероприятия.

заказ авиа и ж/д билетов приглашенным докладчикам;

организация транспортного и экскурсионного обслуживания;

размещение участников в гостинице/ах по специальным тарифам.

Финансы и отчетность

формирование бюджета мероприятия, учет и расходование финансовых средств;

оптимизация расходов;

полное финансовое сопровождение мероприятия, заключение договоров с участниками, экспонентами, спонсорами;

управление и контроль финансовых потоков;

предоставление отчетов по формированию и расходованию средств бюджета;

подготовка и выдача участникам финансовых документов, как юридическим, так и физическим лицам;

финансовый аудит по окончанию мероприятия.